En arkivplan skal dokumenter arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes.

Personer som forvalter arkiv skal arbeide etter følgende målsettingen:

· Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.

· Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.

· Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.

Arkivplanen er et styrende dokument som må holdes levende. Dette ved at mål, organisering, retningslinjer og prosedyrer jevnlig ajourføres i samsvar med brukernes behov og andre skiftende forutsetninger, og ved at alle medarbeiderne lærer og praktiserer innholdet slik deres befatning med arkivtjenesten krever.

• Formålet med arkivplanen er med andre ord å samle retningslinjer og rutiner i ett dokument slik at alle ansatte til enhver tid vet hvordan oppgavene knyttet til dokumentbehandlingen skal løses og hvilke retningslinjer som gjelder. Planen skal gi informasjon om arkivmaterialet og arkivfunksjonene på en måte som ivaretar organets egne behov for kvalitetssikring og gjenfinning. Målet er å sikre en rask og korrekt saksbehandling og en effektiv service. Planen skal sikre at arkivarbeid blir et aktivt verktøy i virksomhetens totale informasjonsbehandling.

vlxjvøzl